Writing a Formal Email in French
Writing to a school, an employer, a landlord or an administration in French follows a set of conventions. Get them right and you sound competent before the reader has even looked at your request.
In this guide
The structure
| Part | Example |
|---|---|
| Subject line (objet) | Demande d’informations – inscription au cours de français |
| Greeting | Madame, Monsieur, |
| Opening: why you are writing | Je me permets de vous contacter au sujet de… |
| Body: your request or information | Pourriez-vous m’indiquer…? |
| Closing sentence | Je vous remercie par avance de votre réponse. |
| Sign-off | Cordialement, |
| Your name | Alex Martin |
Greetings
| Situation | Greeting |
|---|---|
| You do not know the name | Madame, Monsieur, |
| You know the person’s name | Madame Dubois, / Monsieur Tremblay, |
| A title or role | Madame la Directrice, / Monsieur le Directeur, |
| A semi-formal email, especially if you have already been in contact | Bonjour Madame Dubois, |
Avoid:
- Salut or Coucou: too informal.
- Cher Monsieur with someone you do not know: cher implies a relationship.
- Bonjour Madame Sophie: French uses the surname with Madame and Monsieur.
Opening sentences
| Purpose | Phrase |
|---|---|
| Giving the reason | Je me permets de vous contacter au sujet de… / Je vous écris afin de… |
| Following up | À la suite de notre conversation téléphonique,… |
| Replying | Je vous remercie pour votre message du 12 mars. |
| Applying | Je souhaite poser ma candidature au poste de… |
Polite requests
The conditional makes requests more polite:
- Pourriez-vous m’indiquer les horaires ?
- Je souhaiterais savoir si…
- Serait-il possible de reporter le rendez-vous ?
- Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir m’envoyer…
Closing sentences and sign-offs
Closing sentences:
- Je vous remercie par avance de votre réponse.
- Dans l’attente de votre réponse, je vous remercie de votre attention.
- Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.
Sign-offs for emails, from most to least formal:
| Sign-off | Use |
|---|---|
| Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. | Very formal: letters, official requests, applications |
| Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. | Very formal |
| Bien cordialement, / Cordialement, | Standard in professional emails |
| Bonne journée, | Friendly, once a relationship exists |
In most professional emails today, Cordialement is the safe default. Keep the long formulas for formal letters and official applications.
Model email
Objet : Demande d’informations – session du TCF Canada
Madame, Monsieur,
Je me permets de vous contacter au sujet des sessions du TCF Canada organisées dans votre centre.
Je souhaiterais passer l’examen avant la fin de l’année, car j’ai besoin de mes résultats pour une démarche d’immigration. Pourriez-vous m’indiquer les dates des prochaines sessions et me dire s’il reste des places disponibles ?
Par ailleurs, j’aimerais savoir si l’inscription peut se faire en ligne et quels documents je dois fournir.
Je vous remercie par avance de votre réponse.
Cordialement,
Alex Martin
Why it works: the subject line is specific, the first sentence states the purpose, each request is a separate polite question, and the email is short.
Common mistakes
| ✗ Avoid | ✔ Use | Why |
|---|---|---|
| Salut, | Madame, Monsieur, | Too informal |
| Je veux savoir… | Je souhaiterais savoir… | Je veux sounds demanding |
| Merci d’avance ! | Je vous remercie par avance. | More formal |
| Mixing tu and vous | Vous throughout | Consistency |
| No subject line | A clear objet | The reader knows what it is about |
| Bisous, Bises | Cordialement | Only for friends and family |
Why it matters
- In exams: writing tasks such as the TCF Canada Task 1 message and DELF letters ask you to match the register to the reader, and the greeting and closing are part of that.
- In real life: in Canada and France, emails to schools, employers, landlords and administrations follow these conventions.
Frequently asked questions
How do I start a formal email in French?
With Madame, Monsieur, if you do not know the name, or Madame Dubois, / Monsieur Tremblay, if you do.
Is “Cordialement” formal enough?
Yes, for most professional emails. For official letters and applications, use a full formula such as Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
Can I start with “Bonjour”?
In semi-formal emails, especially after a first contact, Bonjour Madame Dubois, is common and acceptable. For a first formal contact, Madame, Monsieur, is safer.